A organização e execução de ativações em festivais exigem um planejamento minucioso e uma equipe bem preparada. Abaixo, você encontrará dicas essenciais para garantir que seu time esteja pronto para arrasar na ativação, garantindo o sucesso do evento.
Planejamento
O planejamento é crucial para evitar surpresas desagradáveis durante o evento. Mudanças repentinas na escala, nos horários ou nas pausas podem atrapalhar o andamento das atividades. Portanto, é essencial ter um plano bem estruturado e flexível o suficiente para lidar com imprevistos.
O tipo de planejamento necessário necessita de experiência. Festivais e eventos não são nada fáceis de se planejar e, muito provavelmente, caso seja sua primeira vez planejando um, muitos detalhes irão sair do controle.
Briefing
É fundamental que todos os membros do time entendam exatamente como será a ativação. Um briefing detalhado, acompanhado de um manual/treinamento, pode fazer toda a diferença. Isso permitirá que todos estejam na mesma sintonia e preparados para dar o melhor de si.
Com o briefing, também é possível determinar o casting ideal para os festivais que sua marca participará.
Carga Horária
Evite sobrecarregar sua equipe com jornadas muito longas. Embora isso possa ser um desafio, focar em aumentar as pausas pode ser uma solução eficaz, isso porque um time descansado é mais engajado e produtivo.
Ao contar com uma agência de casting, você transfere a responsabilidade da organização de pausas e substituições para festivais e eventos. Isso garante uma experiência melhor ao público que está visitando o stand!
Quantidade Ideal de Profissionais
Contar com a quantidade certa de profissionais facilita o revezamento para pausas e contribui para o andamento perfeito do evento. Isso ajuda a manter o ritmo e a qualidade da ação.
Festivais e eventos geralmente pecam muito nessa parte! Quando se trata de promotores, até mesmo a quantidade influencia o resultado.
Vestimenta
Escolher roupas estilosas e confortáveis é essencial. O conforto está na moda e evita que a equipe se sinta desconfortável ou machucada. Considere também o clima do evento, pois ninguém gosta de passar frio ou calor excessivo, principalmente em festivais e eventos, que tendem a ser, embora uma ótima experiência, cansativos.
E claro, mesmo em casos onde a vestimenta precisa ser específica para a ação, sempre é possível que ela seja adequada para o momento.
Conforto
Tente disponibilizar um espaço de apoio para que a equipe possa descansar, esquentar comida e guardar objetos pessoais. Se isso não for possível, forneça vouchers para alimentação no local. Esse cuidado faz toda a diferença no bem-estar da equipe.
Os festivais e eventos que a sua marca participa dependem totalmente do seu atendimento, então esse é um ponto muito importante!
Hidratação
Nos festivais e eventos, os pontos de água costumam ser distantes e concorridos. Por isso, leve galões de água para fornecer ao time. Manter a equipe hidratada é essencial para a saúde.
Já houveram casos onde grandes festivais e eventos subestimaram a importância de manter seu público e profissionais hidratados e obtiveram resultados muito negativos para a própria imagem do evento. Como no show da Taylor Swift, onde o calor resultou em tragédias.
Liderança
Ter um time de produtores experientes facilita o andamento do evento. Eles sabem lidar com os diversos problemas que podem surgir, sem descontar a adrenalina no restante da equipe. Uma boa liderança faz toda a diferença na gestão de crises e na motivação do time.
Seguindo essas dicas, você estará mais preparado para garantir que sua ativação em festivais seja um sucesso. Uma equipe bem cuidada e organizada reflete diretamente na qualidade do trabalho e na satisfação do público.
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