Contratar profissionais para um evento vai muito além de preencher vagas. Trata-se de criar uma experiência positiva para o público, proteger a operação e, principalmente, garantir que todas as pessoas envolvidas — cliente, equipe e profissionais — estejam alinhadas.

Pensando nisso, a My Tribe preparou este guia prático para ajudar você a entender os principais pontos que precisam ser considerados ao contratar promotores de eventos, recepcionistas ou staff geral.

Tudo começa após a aprovação do orçamento

Com o orçamento aprovado, damos início ao processo de casting. Esse é o momento em que organização e clareza fazem toda a diferença.

Quanto mais completas forem as informações compartilhadas, maior a chance de selecionar profissionais realmente alinhados à sua ação, reduzindo imprevistos e garantindo uma operação mais tranquila.

É aqui que começamos a construir, juntos, uma experiência positiva para todos os lados.

Informações essenciais para o pedido de casting

Para iniciar a seleção dos profissionais, alguns dados são indispensáveis:

• Data da ação ou evento
• Endereço completo
• Carga horária (horário de início e término)
• Descrição do uniforme
• Número de profissionais necessários

Essas informações orientam todo o processo de seleção e evitam desalinhamentos ao longo do caminho.

Uniforme: um detalhe que impacta toda a experiência

No pedido inicial, é fundamental informar cor da roupa e tipo de calçado (sapato ou tênis). Isso garante que todos os profissionais cheguem preparados e adequados ao perfil da ação.

É importante lembrar que qualquer item que fuja do uniforme comum deve ser fornecido pelo cliente.

Uniforme comum considerado pela My Tribe

• Camiseta ou camisa branca ou preta
• Jeans ou calça preta
• Vestido preto
• Terninho
• Tênis branco
• Sapato, sapatilha ou scarpin preto

Um alinhamento claro sobre vestimenta evita desconfortos e garante uma imagem profissional consistente.

Planejamento de horários evita imprevistos

Ao contratar promotores ou staff, considere sempre uma margem de horário para chegada do profissional, especialmente quando a ação envolve:

• Treinamentos
• Provas de uniforme
• Briefings
• Retirada de credenciais

Esse cuidado simples reduz atrasos, correria e falhas na execução.

Prazo para escolha dos profissionais

Após o envio dos perfis, o ideal é que a escolha seja feita em até 24 horas.

Sabemos que nem sempre isso é possível, mas é importante ter em mente que, quanto maior o prazo, maior a chance de o profissional selecionado não estar mais disponível — especialmente em períodos de alta demanda, como feiras, grandes eventos e datas sazonais.

Alterações e cancelamentos: transparência é essencial

Mudanças fazem parte do universo de eventos, mas precisam ser comunicadas rapidamente.

Os prazos mínimos são:

• Alteração de datas: mínimo de 48 horas de antecedência
• Alteração de horários: mínimo de 24 horas de antecedência
• Cancelamentos: mínimo de 72 horas de antecedência

Multas aplicáveis

• Cancelamentos até 72 horas antes do evento: 50% do valor acordado
• Cancelamentos após 72 horas: 100% do valor acordado

Essas regras existem para proteger os profissionais envolvidos, que já reservaram agenda e se organizaram para a ação.

Cachês e horas extras

Qualquer informação relacionada a cachês, ajustes de valores ou solicitação de horas extras deve ser tratada exclusivamente com o responsável da My Tribe.

Esse cuidado evita ruídos de comunicação e garante segurança para ambas as partes.

Descanso do profissional: respeito também é profissionalismo

O período de descanso deve ser previamente combinado e respeitar o Art. 71 da CLT, conforme a carga horária:

• Jornadas de 5h a 6h: 30 minutos
• Jornadas de 8h a 9h: 1 hora
• Jornadas de 10h a 12h: 1 hora e 20 minutos, podendo ser dividida em dois períodos (almoço e café)

Respeitar esses intervalos impacta diretamente na qualidade da entrega e no bem-estar do profissional.

Responsabilidade sobre materiais da ação

A entrega e a devolução dos materiais utilizados na ação são de responsabilidade do cliente, exceto em contratações específicas de coordenação, produção ou supervisão.

A My Tribe não se responsabiliza por materiais deixados com promotores ou staff sem acordo prévio ou contratação formal desse serviço.

Condições mínimas obrigatórias no local

Garantir boas condições de trabalho não é um diferencial — é o básico.

É obrigatório fornecer:

• Sala ou espaço adequado para descanso
• Água potável
• Micro-ondas ou local apropriado para aquecer alimentos
• Espaço seguro para armazenamento de pertences pessoais

Conduta, respeito e integridade

É extremamente inaceitável qualquer situação que fira a integridade física ou moral do profissional, como:

• Não fornecimento de água
• Proibição do uso de casacos em situações de frio
• Exposição à chuva
• Proibição do uso de banheiros

Em casos de maus-tratos, os profissionais são imediatamente liberados de suas funções, e o valor do orçamento é faturado integralmente, conforme previamente acordado.

Relações humanas constroem eventos melhores

A My Tribe acredita que eventos bem-sucedidos nascem de relações transparentes, humanas e profissionais.

Quando cliente, equipe e profissionais caminham alinhados, o resultado aparece no atendimento ao público, na fluidez da operação e na experiência final entregue.

Cuidar de quem faz o evento acontecer é parte essencial do sucesso de qualquer ação.

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