Quando uma marca decide expandir uma campanha para dezenas ou centenas de cidades, o desafio deixa de ser apenas contratar promotores. A verdadeira complexidade está em coordenar pessoas, logística, produção e comunicação para que tudo aconteça ao mesmo tempo, mesmo quando surgem imprevistos.

Nós aprendemos isso na prática. Da forma mais honesta possível.

O primeiro grande desafio

Lembro como se fosse ontem.

Era 2018 e um cliente nos procurou com uma operação que, para a época, parecia impossível: contratar mais de 130 promotoras distribuídas em aproximadamente 70 cidades.

Minha primeira reação foi – impossível. Mas entre nós há um ser que desconhece o “im” e aceitou a missão.

Naquele momento, a My Tribe tinha menos de um ano de existência. Tínhamos apenas:

• um MVP de cadastro;
• planilhas de Excel;
• muita organização;
• e um time de três pessoas.

Além da contratação, existia outro desafio: convencer cerca de 80% de profissionais que nunca haviam trabalhado conosco, em cidades que eu nunca havia ouvido falar a aceitar um evento cujo pagamento aconteceria apenas 40 dias depois. Prazo imposto pelo cliente. Não tínhamos caixa para antecipar nada.

Precisávamos construir confiança do zero. E rápido.

Quando a operação parece perfeita…

Dividimos as cidades entre o time. Criamos processos. Organizamos cadastros. Preenchemos planilhas. Montamos grupos de comunicação. Em poucos dias, toda a operação estava pronta mais rápido do que imaginávamos.

Estava muito fácil. E tudo que é possível desestabilizar em modo simples, eventualmente é. Aí chegou o imprevisto.

O maior risco nunca é a contratação

A logística atrasou. Com isso, toda a ação precisou ser adiada com menos de 48 horas de antecedência.

Não quero apontar culpados, mas confesso que a logística leva por vezes uma culpa que tem mais a ver com falta de planejamento da produção ou do cliente. De todo modo, o estrago estava feito.

Para quem gerencia pessoas, um adiamento de última hora significa dezenas de profissionais reorganizando agendas, cancelando outros trabalhos e decidindo se continuam ou não na operação. Alguns permaneceram. Outros, com razão, desistiram.

Evento não é bico. É trabalho. É renda. Agenda fechada, cachê por dia. Qualquer alteração impacta diretamente quem está na ponta.

Gestão de escala é gestão de crise

Foi nesse momento que entendemos algo que carregamos até hoje: contratar em grande volume não é o mais difícil. O mais difícil é administrar mudanças sem perder o controle da operação.

Recontratar. Redistribuir. Atualizar informações. Manter cliente e equipe alinhados. Tudo isso em poucas horas.

A operação aconteceu

Depois de muito trabalho, os três dias de ação foram um sucesso. Todas as lojas atendidas. Todos os pontos positivados. E como onda passou deixando o peito estufado.

Naquele dia a gente soube: não éramos apenas bons em contratação. Éramos excelentes em gestão remota de equipes em escala.

O peito esvaziou dias depois.

O pós-evento também faz parte da operação

Pouco antes do pagamento, o cliente solicitou uma auditoria completa. Toda a documentação já havia sido entregue  fotos, relatórios, planilhas com cada local. Mas a solicitação veio em cima da hora, atrasou tudo e, para garantir que nenhuma promotora fosse prejudicada, recorremos a um empréstimo bancário para honrar os pagamentos enquanto aguardávamos a liberação do cliente.

Dias depois, descobrimos que o problema nem sequer estava na nossa operação. O pós-venda da marca havia validado a ação utilizando uma lista incorreta de lojas. O erro gerou questionamentos desnecessários sobre uma entrega que havia sido realizada com sucesso.

Lição aprendida: nem sempre o maior desafio está dentro da gestão de equipe. Muitas vezes ele está na integração ou na falta dela entre produção, logística, marca e fornecedores.

Então, o que muda de verdade quando você passa de 10 para 100 cidades?

Depois dessa operação, entendemos definitivamente que escala exige muito mais do que capacidade de recrutamento. Ela exige:

• processos claros;
• comunicação rápida;
• tecnologia;
• previsibilidade financeira;
• gestão de riscos;
• integração entre todas as áreas envolvidas;
• e parceiros capazes de antecipar problemas antes que eles aconteçam.

Porque contratar centenas de pessoas qualquer empresa pode prometer. Executar com consistência, mesmo diante dos imprevistos, essa é outra história.

Como a My Tribe faz isso hoje

Desde aquela operação de 2018, evoluímos processos, tecnologia e metodologia. Hoje atendemos ações em todo o Brasil com gestão centralizada de casting, acompanhamento operacional e comunicação integrada.

Para nossos clientes, isso significa menos fornecedores, mais controle e uma equipe preparada para responder rapidamente quando o inesperado acontece.

Porque em operações nacionais, o sucesso nunca depende apenas de contratar pessoas. Depende de gerir toda a operação.

Na My Tribe, você tem a oportunidade de estar em todo o Brasil com uma única empresa de casting na gestão da sua equipe. Do primeiro cadastro ao último feedback.

Se você chegou até aqui, provavelmente já passou por algum desses desafios  ou quer evitá-los. A gente adora essa conversa. Fale com a My Tribe.