Como contratar promotores para eventos sem errar na escolha

Por Priscila Maldonado

Quem trabalha nos bastidores, especialmente na gestão de pessoas para eventos, sabe que montar uma boa equipe nem sempre é tarefa simples.

O risco de bater na trave na hora de contratar promotores para um evento é grande. E quando falamos de períodos com alta demanda, como grandes campanhas, temporada de feiras ou até mesmo o fim de ano, a disputa pelos melhores profissionais fica ainda mais acirrada.

Quanto mais próximo da data do evento você deixa a contratação da equipe, menores são as chances de garantir os promotores mais preparados e engajados.

Por isso, o primeiro passo para acertar na contratação é simples: planejamento.

Não deixe para contratar equipe de evento na última hora

Deixar a contratação para os últimos dias pode resultar em uma equipe menos alinhada com o perfil do seu evento.

Os melhores profissionais costumam fechar agenda com antecedência. Então, quanto antes você iniciar o processo de contratação, maiores são as chances de garantir um casting de promotores realmente qualificado.

Em eventos, timing é tudo. Como referência, aqui na My Tribe pedimos pelo menos 12 horas de antecedência em capitais para você conseguir escolher os perfis, e 5 dias úteis em cidades do interior.

Recebeu um casting? Não demore para aprovar

Hoje, as oportunidades no mercado de eventos surgem com muita rapidez. Muitas vezes, mais rápido do que a aprovação de um casting pelo cliente.

Por isso, se você recebeu uma seleção de profissionais para avaliar, evite deixar a decisão para dias depois. Os promotores podem ser contratados por outras agências nesse intervalo.

Agilidade na aprovação ajuda a garantir os profissionais desejados no seu evento.

Solicite o orçamento antes do casting

Uma prática que ajuda a tornar o processo mais eficiente é pedir o orçamento antes de solicitar o casting.

Para o orçamento sair certo de primeira, o briefing precisa ter: nome da empresa, data do evento, cidade, funções e quantidade de profissionais, número de diárias e horário de início e término.

É muito comum que algumas empresas enviem portfólios de promotores junto com o orçamento.

O problema é que, muitas vezes, aqueles profissionais apresentados não estão necessariamente disponíveis para trabalhar nas datas do evento.

Isso pode criar uma expectativa que não se confirma na prática.

Para evitar esse cenário, o ideal é seguir uma ordem simples:

Solicite o orçamento
Confirme se está dentro do seu budget
Depois peça o casting com profissionais disponíveis para a data

Na My Tribe, geramos o orçamento personalizado conforme o briefing e consultamos pessoas reais, disponíveis para cada evento.

Promotores de eventos não têm exclusividade com uma única agência

Diferente de atletas em um time de futebol, promotores e recepcionistas de eventos normalmente trabalham com diversas agências ao mesmo tempo.

Ou seja, basear sua contratação apenas em portfólios pode ser um critério pouco confiável.

O que realmente importa é a disponibilidade real do profissional na data do evento e a qualidade da gestão da empresa responsável pela equipe.

Como escolher a melhor empresa de promotores para eventos

Na prática, dois fatores principais influenciam na escolha da equipe:

O budget disponível para o projeto
O nível de confiança na empresa responsável pela gestão da equipe

Mais do que vender profissionais, uma boa agência de casting precisa entender o seu projeto, antecipar problemas e garantir reposições rápidas caso algo aconteça.

Na My Tribe, por exemplo, cada profissional recebe três confirmações antes do evento: na véspera, 2 horas antes e 15 minutos antes do início. Além do orçamento, confie também no seu feeling. Escolha empresas que realmente querem resolver seu evento, não apenas fechar uma venda.