Existe uma espécie de lenda urbana no mercado de eventos: a de que agências de casting ficam com 50%, 60% ou até 70% do valor destinado à contratação de um profissional.
Quem trabalha com eventos provavelmente já ouviu alguma versão dessa história.
A conta normalmente aparece assim:
“O cliente pagou X, o promotor recebeu Y, então a agência ficou com todo o restante.”
Parece uma conta simples. O problema é que, muitas vezes, ela está sendo feita com os números errados.
Para entender quanto uma agência de casting realmente cobra, primeiro é necessário compreender como funciona a cadeia de contratação de profissionais para eventos.
E, principalmente, separar três coisas diferentes: cachê do profissional, taxa de agenciamento e custo total da operação para o cliente final.
O que é take rate ou taxa de agenciamento?
Na My Tribe, chamamos de take rate o percentual aplicado sobre uma operação de intermediação. No mercado, ele também pode aparecer como taxa de agenciamento, fee ou comissão da agência, dependendo do modelo de contratação.
De maneira simplificada, uma agência de casting não entrega apenas o contato de um profissional.
Existe uma estrutura por trás daquela contratação.
Dependendo do serviço contratado, podem existir processos de recrutamento, seleção, atendimento ao cliente, gestão do casting, confirmação dos profissionais, substituições, acompanhamento da operação, tecnologia, financeiro, emissão de notas fiscais, gestão de pagamentos e suporte antes, durante e depois do evento.
A taxa de agenciamento ajuda a remunerar essa estrutura.
Quanto uma agência de casting cobra?
Não existe um único percentual que possa ser aplicado a todas as agências e a todos os projetos.
O take rate pode variar conforme volume, recorrência, complexidade, risco, prazo de pagamento, quantidade de profissionais e responsabilidades assumidas pela empresa.
Na My Tribe, por exemplo, atualmente trabalhamos principalmente com três faixas:
- 20% de take rate: normalmente utilizado em demandas de alto custo;
- 25% de take rate: aplicado principalmente a clientes recorrentes e com grande fluxo de diárias;
- 30% de take rate: utilizado com maior frequência em demandas de clientes esporádicos.
Além do take rate, existem os impostos incidentes sobre a operação.
Isso é importante porque imposto não é margem.
Um valor presente na nota fiscal não significa automaticamente que aquele dinheiro ficou com a agência.
E de onde vêm as histórias de taxas de 50%, 60% ou 70%?
É justamente aqui que a história começa a ficar interessante.
Eu vim do mercado da moda, no qual a existência da taxa de agenciamento sempre foi muito explícita no momento da contratação.
Existem modelos tradicionais em que encontramos, por exemplo, os conhecidos 20% da casa + 20% do booker, além dos impostos.
Quando existe uma relação direta entre cliente e agência, visualizar a composição do preço é relativamente simples.
O problema começa quando alguém tenta calcular a margem de uma agência olhando para o primeiro e o último número de uma cadeia com vários intermediários.
E isso é extremamente comum no mercado de grandes eventos.
Como funciona a cadeia de contratação em grandes eventos?
Uma grande marca nem sempre contrata diretamente a agência responsável pelo casting.
Na verdade, uma operação pode seguir uma estrutura semelhante a esta:
MARCA → AGÊNCIA DE PUBLICIDADE → AGÊNCIA DE LIVE MARKETING → AGÊNCIA DE CASTING → PROFISSIONAL
Imagine uma grande empresa realizando uma ativação de marca.
Ela pode possuir um contrato com uma agência de publicidade, responsável pela estratégia e comunicação.
Essa agência pode contratar uma agência de live marketing para desenvolver e executar a experiência presencial.
A agência de live marketing, por sua vez, pode contratar uma agência especializada em casting ou staffing para recrutar e gerenciar recepcionistas, promotores, coordenadores e demais profissionais necessários para o evento.
Por fim, a agência de casting contrata os profissionais.
Essas empresas não estão necessariamente fazendo o mesmo trabalho.
Cada uma participa de uma etapa da operação e possui sua própria estrutura, custos, responsabilidades, tributação e remuneração.
O erro de comparar o valor pago pela marca com o cachê do promotor
É aqui que nasce boa parte da confusão.
Vamos usar um exemplo meramente ilustrativo.
Imagine que alguém descubra que determinada contratação representou R$ 1.000 dentro do orçamento original de uma marca.
Depois, descobre que o profissional que efetivamente trabalhou no evento recebeu R$ 300 de cachê.
A conclusão imediata pode ser:
“A agência de casting ficou com R$ 700.”
Não necessariamente.
Entre aqueles R$ 1.000 e os R$ 300 podem existir outras empresas.
Por exemplo:
Marca
↓
Agência de publicidade
↓
Agência de live marketing
↓
Agência de casting
↓
Profissional
Ao longo desse caminho podem existir diferentes contratos, notas fiscais, impostos, serviços e margens.
A agência de casting que está no final da cadeia sabe quanto recebeu pela sua contratação e quanto destinou ao profissional.
Ela não necessariamente sabe quanto a marca desembolsou originalmente por aquele item dentro de um projeto muito maior.
Por isso, atribuir toda a diferença entre o orçamento da marca e o cachê do profissional à última agência da cadeia pode produzir uma conclusão completamente equivocada.
Como saber quanto uma agência realmente ganhou?
Para calcular a margem de uma agência específica, é necessário conhecer pelo menos os valores relacionados àquela relação comercial.
Em termos simples:
quanto aquela agência recebeu pela operação versus quais foram os custos daquela operação.
Não basta saber quanto o cliente final desembolsou.
E também não basta saber quanto o profissional recebeu.
Se existem intermediários entre esses dois pontos, estamos comparando números pertencentes a relações comerciais diferentes.
É justamente por isso que frases como “a agência ficou com 70% do meu cachê” precisam ser analisadas com cuidado.
Em alguns casos, a pessoa pode estar atribuindo a uma única agência valores que passaram por uma cadeia inteira de fornecedores.
Quando o take rate de uma agência pode aumentar?
Existe outro fator pouco discutido nessa conversa: prazo de pagamento.
No mercado de eventos, especialmente quando trabalhamos com grandes empresas, não é incomum encontrar contratos com pagamento em:
30, 60, 90, 120 ou até 180 dias.
Só que o profissional que executou o evento não necessariamente pode — ou deve — esperar todo esse período para receber.
Então surge uma questão:
quem financia esse intervalo?
Em algumas operações, é a própria agência.
Ela recebe do cliente futuramente, mas utiliza seu caixa para antecipar o pagamento dos profissionais e demais custos envolvidos na execução.
Quando isso acontece, pode existir uma cobrança adicional relacionada à antecipação financeira.
Cada empresa precisa avaliar seu fluxo de caixa, risco, prazo e custo financeiro para definir quanto cobra por esse serviço.
Porque existe uma distinção importante:
agência é intermediadora; agência não é banco.
Se ela precisa financiar uma operação durante 60, 90 ou 180 dias, existe um custo associado a esse capital.
Esse tema, inclusive, merece uma discussão própria sobre prazos de pagamento no mercado de eventos.
Taxa de agenciamento não é sinônimo de exploração do profissional
Questionar valores e buscar transparência nas relações comerciais é saudável.
Profissionais devem saber quanto receberão antes de aceitar um trabalho, quais atividades executarão, qual será a jornada e quais são as condições de pagamento.
Da mesma maneira, clientes precisam compreender o que estão contratando de uma agência.
O problema aparece quando transformamos uma operação empresarial complexa em uma conta simplista:
“Cliente pagou X e profissional recebeu Y, então a agência embolsou a diferença.”
Em uma contratação direta, essa comparação pode até ajudar a entender a composição do preço.
Em uma cadeia com diversos intermediários, ela pode não dizer absolutamente nada sobre a margem da agência de casting.
Afinal, uma agência pode cobrar 50%, 60% ou 70%?
Pode existir uma agência com qualquer modelo comercial que seja acordado entre as partes e permitido dentro daquela relação contratual.
O que não podemos fazer é concluir automaticamente que uma agência possui um take rate de 50%, 60% ou 70% apenas comparando o orçamento original de uma marca com o cachê recebido pelo profissional.
Para afirmar qual foi a taxa de uma agência específica, precisamos saber quanto aquela agência efetivamente recebeu pela contratação.
Na My Tribe, prezamos pela transparência justamente porque acreditamos que uma relação saudável entre cliente, agência e profissional começa quando cada parte entende seu papel na operação.
Depois de mais de duas década trabalhando dos dois lados dessa relação — primeiro como profissional e depois na gestão de casting — uma coisa ficou bastante clara para mim:
intermediação tem custo, operação tem custo e profissional tem valor.
Entender a diferença entre essas três coisas melhora a relação para todo mundo.
E, antes de decretar que uma agência ficou com 70% do cachê de alguém, vale fazer uma pergunta muito simples:
esses 70% realmente entraram naquela agência?
Se a resposta for “não sei”, provavelmente ainda faltam algumas linhas nessa conta.