Defina a função que você precisa e descreva exatamente o que espera dela.
Por Priscila Maldonado
Um dos maiores erros na contratação de profissionais para eventos acontece antes mesmo do evento começar: na descrição da função.
Não é raro vermos empresas frustradas com a atuação de uma equipe porque solicitaram, por exemplo, um promotor, mas deixaram de mencionar detalhes importantes sobre o que esperavam que esse profissional executasse.
“Ah, mas o promotor vai promover. É isso.”
Sim… em tese.
Um bom promotor sabe qual é o seu papel. É aquele profissional comunicativo, que aborda, interage com o público, apresenta uma ação e ajuda a ativar a marca durante o evento.
Mas eventos são operações. E quanto mais claro for o desenho dessa operação, mais fluida será a execução.
Promotor não significa “faz tudo”
Se o profissional precisará utilizar ou carregar qualquer item além do uniforme da ação, isso deve ser mencionado ainda na contratação.
Pirulitos, bandejas, sacolas, bandeiras, placas, tablets, iPads, brindes ou qualquer outro material fazem parte da dinâmica da função e precisam estar descritos previamente.
Pode parecer um detalhe, mas não é.
Existem profissionais que não aceitam trabalhar carregando determinados materiais durante toda uma ação, e tudo bem. O importante é que eles saibam disso antes de aceitar a vaga, e não quando já estiverem no evento.
O mesmo vale para vendas.
Promotor não é vendedor, a menos que a contratação tenha sido feita especificamente para um profissional com perfil comercial e essa atividade esteja descrita na vaga.
Operar máquina de cartão, receber dinheiro, fechar vendas ou lidar com pagamentos não deve ser automaticamente entendido como parte da função de um promotor de eventos. Se essa for a necessidade da ação, ela precisa ser informada e alinhada previamente.
E quando a função é recepcionista?
Nesse caso, os limites da função costumam ser ainda mais específicos.
Como o próprio nome sugere, a recepcionista está ali para recepcionar.
Entre suas atividades podem estar:
- conferir listas e credenciais;
- receber e orientar convidados;
- encaminhar o público para mesas, salas ou espaços do evento;
- apresentar informações sobre o local;
- indicar banheiros, saídas, áreas de alimentação e pontos de concentração;
- oferecer água ou café aos convidados, dependendo da dinâmica do evento.
Agora, se você espera que essa mesma profissional faça abordagem ativa, distribuição de materiais, ativação de marca, vendas ou algum tipo específico de manuseio, isso precisa estar previsto desde o início.
Não significa que ela não possa executar essas atividades. Significa que elas precisam fazer parte da contratação.
Cada profissional tem uma função
Você provavelmente não contrataria a equipe de limpeza para fazer a recepção dos convidados. Da mesma forma, não colocaria carregadores para assumir o controle de acesso de um evento sem que isso tivesse sido previamente combinado.
Com promotores, recepcionistas, staffs, supervisores e demais profissionais, a lógica deve ser a mesma.
Respeitar as funções contratadas evita desgastes, recusas, substituições de última hora e, principalmente, frustrações durante o evento.
Como isso funciona na plataforma da My Tribe
Na plataforma da My Tribe, toda vaga nasce com o campo obrigatório “O que o profissional vai fazer?”, além de descrição do uniforme e informações adicionais. É ali que entram os materiais que a pessoa vai carregar, se há venda, abordagem ativa ou qualquer atividade fora do padrão da função.
Se a ação pede um perfil específico, dá para personalizar a vaga com filtros de idioma, veículo próprio, distância do evento e características de aparência. O profissional lê tudo isso antes de se candidatar, e só aceita sabendo exatamente o que vai fazer.
Quanto mais clara a função na vaga, mais tranquila a operação no dia.
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