Por Priscila Maldonado
Contratar profissionais para um evento vai muito além de preencher vagas. Trata-se de criar uma experiência positiva para o público, proteger a operação e, principalmente, garantir que todas as pessoas envolvidas, cliente, equipe e profissionais, estejam alinhadas.
Pensando nisso, a My Tribe preparou este guia prático para ajudar você a entender os principais pontos que precisam ser considerados ao contratar promotores de eventos, recepcionistas ou staff geral.
Tudo começa após a aprovação do orçamento
Com o orçamento aprovado, damos início ao processo de casting. Esse é o momento em que organização e clareza fazem toda a diferença. Se você ainda está na etapa anterior, veja como contratar promotores para eventos sem errar na escolha.
Quanto mais completas forem as informações compartilhadas, maior a chance de selecionar profissionais realmente alinhados à sua ação, reduzindo imprevistos e garantindo uma operação mais tranquila.
É aqui que começamos a construir, juntos, uma experiência positiva para todos os lados.
Informações essenciais para o pedido de casting
Para iniciar a seleção dos profissionais, alguns dados são indispensáveis:
- Data da ação ou evento
- Endereço completo
- Carga horária (horário de início e término)
- Descrição do uniforme
- Número de profissionais necessários
Essas informações orientam todo o processo de seleção e evitam desalinhamentos ao longo do caminho. O ideal é enviar o pedido com pelo menos 12 horas de antecedência em capitais e 5 dias úteis no interior.
Uniforme: um detalhe que impacta toda a experiência
No pedido inicial, é fundamental informar cor da roupa e tipo de calçado (sapato ou tênis). Isso garante que todos os profissionais cheguem preparados e adequados ao perfil da ação.
É importante lembrar que qualquer item que fuja do uniforme comum deve ser fornecido pelo cliente.
Uniforme comum considerado pela My Tribe
- Camiseta ou camisa branca ou preta
- Jeans ou calça preta
- Vestido preto
- Terninho
- Tênis branco
- Sapato, sapatilha ou scarpin preto
Um alinhamento claro sobre vestimenta evita desconfortos e garante uma imagem profissional consistente.
Planejamento de horários evita imprevistos
Ao contratar promotores ou staff, considere sempre uma margem de horário para chegada do profissional, especialmente quando a ação envolve:
- Treinamentos
- Provas de uniforme
- Briefings
- Retirada de credenciais
Esse cuidado simples reduz atrasos, correria e falhas na execução.
Prazo para escolha dos profissionais
Após o envio dos perfis, o ideal é que a escolha seja feita em até 24 horas.
Sabemos que nem sempre isso é possível, mas é importante ter em mente que, quanto maior o prazo, maior a chance de o profissional selecionado não estar mais disponível, especialmente em períodos de alta demanda, como feiras, grandes eventos e datas sazonais.
Alterações e cancelamentos: transparência é essencial
Mudanças fazem parte do universo de eventos, mas precisam ser comunicadas rapidamente.
Os prazos mínimos são:
- Alteração de datas: mínimo de 48 horas de antecedência
- Alteração de horários: mínimo de 24 horas de antecedência
- Cancelamentos: com mais de 72 horas de antecedência, sem multa
Multas aplicáveis
- Cancelamentos entre 72 e 24 horas antes do evento: 50% do valor acordado
- Cancelamentos com menos de 24 horas ou no dia do evento: 100% do valor acordado
Essas condições estão no contrato enviado na contratação. Elas existem para proteger os profissionais envolvidos, que já reservaram agenda e ficam sem trabalho quando a ação é cancelada em cima da hora.
Cachês e horas extras
Qualquer informação relacionada a cachês, ajustes de valores ou solicitação de horas extras deve ser tratada exclusivamente com o responsável da My Tribe.
Esse cuidado evita ruídos de comunicação e garante segurança para ambas as partes.
Descanso do profissional: respeito também é profissionalismo
O período de descanso deve ser previamente combinado e seguir a prática da My Tribe, que tem como referência o Art. 71 da CLT, conforme a carga horária:
- Jornadas de 5h a 7h:30 minutos
- Jornadas de 7:30 a 9:30: 1 hora
- Jornadas acima de 9:30 e até 12h: 1 hora e 30 minutos, podendo ser dividida em dois períodos (almoço e café)
Respeitar esses intervalos impacta diretamente na qualidade da entrega e no bem-estar do profissional.
Responsabilidade sobre materiais da ação
A entrega e a devolução dos materiais utilizados na ação são de responsabilidade do cliente, exceto em contratações específicas de coordenação, produção ou supervisão.
A My Tribe não se responsabiliza por materiais deixados com promotores ou staff sem acordo prévio ou contratação formal desse serviço.
Condições mínimas obrigatórias no local
Garantir boas condições de trabalho não é um diferencial, é o básico.
É obrigatório fornecer:
- Sala ou espaço adequado para descanso
- Água potável
- Micro-ondas ou local apropriado para aquecer alimentos
- Espaço seguro para armazenamento de pertences pessoais
Conduta, respeito e integridade
É extremamente inaceitável qualquer situação que fira a integridade física ou moral do profissional, como:
- Não fornecimento de água
- Proibição do uso de casacos em situações de frio
- Exposição à chuva
- Proibição do uso de banheiros
Em casos de maus-tratos, os profissionais são imediatamente liberados de suas funções, e o valor do orçamento é faturado integralmente, conforme previamente acordado.
Relações humanas constroem eventos melhores
A My Tribe acredita que eventos bem-sucedidos nascem de relações transparentes, humanas e profissionais.
Quando cliente, equipe e profissionais caminham alinhados, o resultado aparece no atendimento ao público, na fluidez da operação e na experiência final entregue.
Cuidar de quem faz o evento acontecer é parte essencial do sucesso de qualquer ação.
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